Порядок согласования документов. Организационные основы процедуры согласования документов Что нужно сделать до начала стройки

Содержание
  1. Согласование нового строительства
  2. В чем суть согласований нового строительства
  3. Нормативные акты
  4. Простым языком
  5. Экспертиза и порядок согласования проектной документации на строительство
  6. Государственная экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий.
  7. Cогласование проектной документации на строительство
  8. Согласование объектов некапитального характера:
  9. Согласование проектной документации на строительство в КГА:
  10. Согласование перепланировки жилых помещений:
  11. Согласование перепланировки нежилых помещений:
  12. Перевод в нежилой фонд
  13. Перевод жилых помещений в нежилой фонд:
  14. Преимущества которые Вы получаете при сотрудничестве с нашей компанией:
  15. Порядок согласования документов
  16. Главные правила согласования документов:
  17. Виды согласования документов
  18. Сроки согласования документов
  19. Согласование проекта, его утверждение и разрешение на строительство
  20. Согласование проекта
  21. Главный архитектор
  22. Государственные службы
  23. Пожарная инспекция
  24. Санэпиднадэор
  25. Комитет по водному хозяйству
  26. Водоснабжение
  27. Согласование документов в компании, как правильно настроить
  28. Процесс согласования в 1С: Документооборот
  29. Отличие электронного от бумажного согласования
  30. Согласование документов вручную
  31. Электронный вариант согласования документов
  32. Порядок согласования документов
  33. Настройка модуля согласования документов
  34. Виды программной связи документов
  35. Обзор процессов согласования документов
  36. Ход согласования документов
  37. Рассмотрение
  38. Согласование
  39. Детали работы
  40. Шаблоны согласований
  41. Контроль процессов
  42. Анализ и мониторинг согласований документов
  43. Заключение
  44. Согласование проекта документа: 7 главных вопросов
  45. 1.Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?
  46. 2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Согласование нового строительства

Порядок согласования документов. Организационные основы процедуры согласования документов Что нужно сделать до начала стройки

Новое строительство предусматривает получение (приобретение) участка, проведение проектно-изыскательских работ, экспертизы и согласования, возведение объекта.

В перечень обязательных согласований входит получение положительного заключения экспертизы проекта, разрешения на строительство.

После завершения строительных работ согласования включают оформление заключения о соответствии, разрешения на ввод в эксплуатацию.

Читайте в этом материале, когда требуется согласование нового строительства, какие этапы и процедуры нужно пройти застройщику, что входит в комплект документов для возведения здания.

В чем суть согласований нового строительства

Цель всех согласований и разрешений в сфере строительства – обеспечение безопасности работ и будущего объекта. Для этого проект будут проверять эксперты, специалисты государственных органов.

Стройка без согласований и разрешений может привести к имущественному и экологическому ущербу, вреду здоровью граждан.

Для прохождения согласований нового строительства нужно выполнить следующие условия:

  • оформить в собственность и в аренду земельный участок, чье целевое назначение позволяет строить здание;
  • заказать изыскания и проектирование, получить проект на строительство;
  • представить проектную документацию на государственную или негосударственную экспертизу (если это требуется по Градостроительному кодексу РФ);
  • обратиться в Госстройнадзор за разрешением на строительство.

Пройдя указанные процедуры, можно начать строительные работы на участке. В ходе строительства будет осуществляться текущий надзор, а после завершения работ нужно обратиться за заключением о соответствии (ЗОС), разрешением на ввод в эксплуатацию. Завершающей стадией согласований будет кадастровый учет и регистрация в Росреестре, после чего сведения о новом объекте будут внесены в ЕГРН.

Уважаемые КЛИЕНТЫ!

Информация в статье содержит общую информацию, но каждый случай носит уникальный характер. По одному из наших телефонов можно получить бесплатную консультацию от наших инженеров – звоните по телефонам:

8 (499) 322-05-14 — Москва (наш адрес)

8 (812) 425-35-90 — Санкт-Петербург (наш адрес)

Все консультации бесплатны.

Нормативные акты

Основным нормативным актом для нового строительства является Градостроительный кодекс РФ. В этом документе описаны этапы экспертиз, согласований и разрешений, обязательные требования к проекту и изысканиям. проекта и его разделов должно соответствовать Постановлению Правительства РФ № 87. Также для согласований нового строительства применяются следующие нормативные акты:

  • Градостроительный кодекс РФ (скачать);
  • Постановление Правительства РФ № 87 (скачать);
  • Федеральный закон № 384-ФЗ (скачать);
  • Постановление Правительства № 272 для негосударственной экспертизы проекта (скачать);
  • Постановление Правительства № 145 для государственной экспертизы проекта (скачать);
  • Постановление Правительства РФ № 54 о выдаче разрешений на строительство и ввод в эксплуатацию (скачать);
  • Постановление Правительства Москвы от 17.09.2013 № 611-ПП о выдаче ЗОС и разрешений на территории столицы (скачать).

При прохождении кадастрового учета и регистрации в Росреестре применяется Федеральный закон № 218-ФЗ. В ходе согласований будет проверяться соответствие проекта и выполняемых работ по СП, ГОСТ, СНиП. НПБ, другим нормативным актам.

Простым языком

Согласование нового строительства должен проходит застройщик, либо технический заказчик. Все этапы согласований, правила оформления и подачи документов, определены нормативными актами РФ и Москвы. В зависимости от вида здания и условий строительства, в ходе согласований будут проверять:

  • наличие прав на участок, его целевое назначение, ограничения и запреты на строительство;
  • содержание результатов изысканий и проекта, их соответствие нормам безопасности, строительным регламентам, правилам застройки города;
  • наличие разрешительных документов у проектной и экспертной организации;
  • соблюдение подрядчиком проектной документации, безопасность при проведении работ;
  • соответствие построенного объекта проекту, нормам безопасности;
  • готовность возведенного здания к вводу в эксплуатацию.

Для строительства частных домов, одноэтажных торговых и промышленных зданий с небольшой площадью, экспертиза проекта не нужна. Соответственно, на такие объекты не требуется и разрешение на строительство. В перечисленных случаях согласования могут включать уведомления в адрес районной администрации, обращение в МЧС и Роспотребнадзор, другие ведомства.

Источник: https://smway.ru/soglasovanie-novogo-stroitelstva/

Экспертиза и порядок согласования проектной документации на строительство

Порядок согласования документов. Организационные основы процедуры согласования документов Что нужно сделать до начала стройки

Проектно-сметная документация – нормативно установленный комплекс документов, материалы стадии «Проектная документация» и «Рабочая документация» на строительство или реконструкцию объекта недвижимости, разработанные в соответствии с условиями Исходно-разрешительной документации, Техническим заданием, правилами и нормами, действующими на территории РФ.

Градостроительным кодексом РФ устанавливается обязательная разработка проектной документации для планируемого строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов, в границах земельного участка, на который должным образом оформлены имущественные права Инвестора (Застройщика).

Комплект проектно-сметных материалов включает в себя текстовую документацию и графическую часть. Постановлением Правительства РФ от 16 февраля 2008 г. N 87 «О составе разделов проектной документации и требования к их содержанию» установлены комплектность и содержание проектной документации.

Текстовые проектные материалы должны содержать сведения об объекте строительства, перечень принятых инженерно-технических решений, пояснительную записку, ссылки на нормативно-технические документы, регламентирующие подготовку проектной документации, а так же проектные расчеты, обосновывающие принятые решения.

На чертежах отображаются принятые проектно-технические решения в виде схем, планов и других документов в графической форме.

Стадия «Проектная документация» должна быть согласована и получить положительное заключение экспертизы в уполномоченных государственных организациях в порядке, регламентированном законодательством Российской Федерации, города, района.

Согласование проектной документации осуществляется Техническим заказчиком.

Перечень муниципальных, государственных и иных организаций, официально уполномоченных осуществлять надзорно-контрольные функции, а так же рассмотрение заявок, согласование, оформление и выдачу заключений по представленным предпроектным материалам и проектной документации:

  • Архитектор района;
  • Управа района (отдел строительства);
  • Префектура;
  • Роспотребнадзор (СЭС);
  • Орган ГОиЧС;
  • Департамент природопользования и охраны окружающей среды;
  • ОПС Мосгоргеотрест;
  • НИиПИ Генплана;
  • Департамент имущества;
  • ГУОП;
  • УГИБДД;
  • Энергосбытовые компании;
  • Муниципальный орган архитектуры и градостроительства.

Государственная экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий.

Проектно-сметная документация должна пройти процедуру государственной строительной экспертизы и получить положительное заключение.

В порядке проведения госстройэкспертизы проводится проверка и оценка соответствия проектных решений требованиям технических регламентов, санитарно- экологическим нормам, требованиям охраны памятников культурного и исторического наследия, требованиям пожарной и промышленной безопасности, а также результатам инженерно-технических изысканий, в соответствии с требованиями техрегламентов.

Права и полномочия по проведению госстройэкспертизы проектной документации и результатов инженерно-технических изысканий принадлежат органам государственной власти субъектов РФ по месту нахождения объекта строительства.

Законодательно установлены особые виды объектов строительства, проектная экспертиза по которым проходит на федеральном уровне (ст.6,6.1,48.1 ГСК РФ).

Cогласование проектной документации на строительство

В соответствии с действующим  законодательством, строительство как объектов капитального строительства, так и временных сооружений требует разработки и согласования проектной документации. Согласование временных объектов происходит значительно быстрее и такие услуги имеют более низкую стоимость.

Временным объектом признается временная постройка некапитального характера без фундамента, в конструктивных характеристиках которой предусмотрена возможность ее разборки (демонтажа) и перемещения без несоразмерного ущерба ее назначению, и права на которые не подлежат государственной регистрации.

Специалисты нашей компании помогут Вам разобраться в хитросплетениях законодательства и организуют весь процесс от получения исходно-разрешительной документации до ввода объекта в эксплуатацию.

Согласование объектов некапитального характера:

  • Получение согласования Администрации района
  • Получение разрешительного письма КГА.
  • Сбор исходных данных для проектирования.

Согласование проектной документации на строительство в КГА:

  • Согласование проектной документации в СПП.
  • Согласование проектной документации в Администрации района.
  • Согласование проектной документации в УСПХ.
  • Согласование проектной документации в ГИБДД.
  • Согласование проектной документации в ОГПН.
  • Согласование проектной документации в КБДХ.
  • Согласование проектной документации с балансодержателями инженерных сетей.
  • Проведение информирования населения.
  • Согласование проектной документации в МВК.
  • Сопровождение процедуры ввода в эксплуатацию.

Согласование перепланировки жилых помещений:

  • Получение технической документации в ПИБ.
  • Изготовление проекта перепланировки.
  • Организация проведения обследования шахт вентиляции (при необходимости).
  • Согласование проектной документации в ОГПН.
  • Согласование проектной документации в ГУЖА (или в ТСЖ).
  • Согласование проектной документации в Администрации района.
  • Согласование проектной документации в МВК района.
  • Заключение договора на технический надзор.
  • Заключение договора на вывоз строительных отходов.
  • Получение разрешения на осуществление строительных работ.
  • Сопровождение процедуры ввода в эксплуатацию.
  • Сопровождение процедуры внесения изменений в технические и правоустанавливающие документы.

Согласование перепланировки нежилых помещений:

  • Получение технической документации в ПИБ.
  • Изготовление проекта перепланировки.
  • Организация проведения обследования шахт вентиляции (при необходимости).
  • Согласование проектной документации в ОГПН.
  • Согласование проектной документации в ГУЖА (или в ТСЖ).
  • Согласоваие проектной документации в Администрации района.
  • Согласование проектной документации в МВК района.
  • Согласование в КГА (при необходимости).
  • Согласование в КГИОП (при необходимости).
  • Заключение договора на вывоз строительных отходов.
  • Получение разрешения на осуществление строительных работ.
  • Сопровождение процедуры ввода в эксплуатацию.
  • Сопровождение процедуры внесения изменений в технические и правоустанавливающие документы.

Перевод в нежилой фонд

При необходимости использования жилого помещения для целей, не связанных с проживанием граждан необходимо вывести такое помещение из жилого фонда. Перевод жилого помещения в нежилой фонд допускается с учетом соблюдения положений жилищного и градостроительного законодательства.

Наши специалисты помогут Вам с оформлением, согласованием документов на всех этапах от разработки проектной документации до внесения изменений в правоустанавливающие документы.

Перевод жилых помещений в нежилой фонд:

  • Получение исходной документации.
  • Изготовление проекта перепланировки с организацией отдельного входа (при необходимости).
  • Организация проведения обследования шахт вентиляции.
  • Согласование в КГА проекта организации отдельного входа (при необходимости).
  • Согласование в КГИОП проекта организации отдельного входа (при необходимости).
  • Согласование проектной документации в ОГПН.
  • Согласование проектной документации в ГУЖА (или в ТСЖ).
  • Согласование в Администрации района.
  • Согласование проектной документации в МВК района.
  • Получение Распоряжения о переводе в нежилой фонд.
  • Получение разрешения на осуществление строительных работ.
  • Сопровождение процедуры ввода в эксплуатацию.
  • Сопровождение процедуры внесения изменений в технические и правоустанавливающие документы.

Преимущества которые Вы получаете при сотрудничестве с нашей компанией:

  • Трепетное отношение к клиенту.
  • Точность в соблюдении сроков.
  • Информирование о каждом этапе работы.
  • Гибкий подход в определении стоимости услуг.

Источник: http://www.Arkos-proekt.ru/articles/ekspertiza-i-poryadok-soglasovaniya-proektnoy-dokumentatsii-na-stroitelstvo

Порядок согласования документов

Порядок согласования документов. Организационные основы процедуры согласования документов Что нужно сделать до начала стройки

Путь согласования документов

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Главные правила согласования документов:

  1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
  2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
  3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
  4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
  5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
  6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты.

Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Виды согласования документов

  1. Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

    Начальник финансового отдела

    подпись А. Г. Резникова

    24.04.2015

  2. Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. ГОСТ Р 6.30–2003 разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

    СОГЛАСОВАНО

    Генеральный директор ООО «Свобода»

    подпись C. А. Красавин

    31 декабря 2013 г.

    или

    СОГЛАСОВАНО

    приказом ОАО «Радость»

    от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Замечания прилагаются

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

09.02.2016

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему.

Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал.

Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>

“,”author”:”Автор: Инна”,”date_published”:”2016-01-04T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”https://3.bp.blogspot.com/-mwbLB5Kmv7o/Vv__qHEjVFI/AAAAAAAADTM/5GfYGiMd2600SDCNx5AlYl7yNsjfgRM3Q/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5%2B%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25B2.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”http://www.docdelo.ru/2016/04/poryadok-soglasovaniya-documentov.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”Главные правила согласования документов. Когда ставится гриф согласования, визы согласования документов с примерами на docdelo.ru..”,”word_count”:425,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/04/poryadok-soglasovaniya-documentov.html

Согласование проекта, его утверждение и разрешение на строительство

Порядок согласования документов. Организационные основы процедуры согласования документов Что нужно сделать до начала стройки

Чтобы построенный дом в будущем не стал источником всевозможных проблем — юридических, технических и просто бытовых, лучше возводить его по правилам. Сегодня речь пойдет о согласовании проекта, его утверждении и получении разрешения на строительство.

При согласовании проекта, которое длится порою несколько месяцев, необходимо обеспечить соответствие состава и содержания проектной документации и принятого проектного решения требованиям задания на проектирование, правильность привязки объекта к местности и соответствие условий застройки действующим СНиПам и ТСН (территориальным нормам).

Согласование проекта

Если в проекте нет записи ответственного лица о соответствии принятых решений действующим государственным нормам, правилам и стандартам, то проект подлежит обязательному согласованию с организациями в установленном порядке.

Такая запись в проектах индивидуального строительства встречаемся крайне редко.

В подавляющем большинстве случаев ответственное лицо назначается для надзора только за муниципальным строительством. Поэтому проектная документация индивидуального строительства подлежит индивидуальному же согласованию в надзорных организациях, о которых речь ниже.

Ссылка по теме:  Планирование загородного дома перед строительством . Проект. Расчеты. Правила. Какой дом лучше строить.

Главный архитектор

Прежде всего на рассмотрение главному архитектору муниципального образования (города, района, области) представляют эскизный проект.

На этом этапе архитектор проверяет качество художественного оформления фасадов, их гармонию с обликом расположенных рядом строений и зданий, соответствие будущего строения природному и историко-культурному окружению.

В случае существенных замечаний эскизный проект по решению главного архитектора может быть направлен на рассмотрение в градостроительный или технический совет муниципального образования, Главархитектуру, государственные надзорные органы и иным заинтересованным субъектам градостроительной деятельности.

Государственные службы

Если эскизный проект будет одобрен главным архитектором, то заказчик или его архитектор могут продолжать раз работну проекта и, сформировав пакет документов, направить его для дальнейшего согласовании в несколько учреждений.

Это Центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора, Комитет по водному хозяйству, Управление государственной противопожарной службы, Госкомитет по экологии. Управление ГИБДД ГУВД, Главное управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям.

В процессе рассмотрения документов каждая инстанция может давать свои замечания по проекту. Но возможны случаи, когда некоторые из перечисленных согласований не потребуются.

Проект, сделанный с ошибками и недочетами, вам с архитектором придется исправлять и предоставлять на повторное согласование. После всех согласований главный архитектор муниципального образования заверяет проект подписью и печатью на генеральном плане. После этого застройщик должен обратиться за разрешением на строительство в местную администрацию.

Приведём конкретный пример согласования проекта застройки у главного архитектора. Прежде всего следует привести материалы проекта в соответствие с требованиями действующих строительных норм.

Чаще всего используется типовой проект, совершенно не привязанный к месту застройки, что может существенно удлинить процедуру утверждения. В этом случае в проектной документации отсутствует план местности с нанесёнными на него зелёными насаждениями (деревья и кустарники) – так называемая геоподоснова.

Для составления такого плана необходимо заранее вызывать геодезиста для привязки к местности объекта будущего строительства.

Пожарная инспекция

После согласования проекта у архитектора вас ожидает процедура согласования у «пожарника», который, рассмотрев проект, наверняка предложит дополнить его, чтобы учесть мероприятия по пожарной безопасности здания, проставить в проекте расстояния до ближайших по строек, указать устройство защиты от молний и многое другое. Зачастую приходится полностью переделывать пояснительную записку из-за корректировок пожнадзора.

Санэпиднадэор

Следующий, не менее ответственный этап – согласование проекта в санэпиднадзоре, куда представляется пояснительная записка. В ней обязательно должны быть предусмотрены мероприятия по защите окружающей среды, в частности по утилизации сточных канализационных вод.

которые ни в коем случае не должны попадать в грунтовые воды. При наличии канализационной системы в месте привязки объекта необходимо иметь разрешение на подключение внутренней канализации к коллектору сточных вод населенного пункта.

При отсутствии общей канализации нужен проект индивидуальных очистных сооружений.

Комитет по водному хозяйству

Если будущее строение находится в непосредственной близости н водоёму, ю потребуется согласовать проект н с Комитетом по водному хозяйству. При строительстве индивидуального жилья нужно учитывать требования Положения о водоохранных зонах (водных объектах) и их прибрежных защитных полосах. Мероприятия по защите водных ресурсов также должны найти свое место в пояснительной записке.

Водоснабжение

При проектировании индивидуальной системы хозяйственного и питьевого водоснабжения застройщик обязан получить разрешение администрации на сооружение водозабора (колодца, скважины, насосной станции у водоёма).

Он должен согласовать место водозабора и зону санитарной охраны, получить лицензию на право пользования подземными водами, разработать проект скважины с обоснованием сани тарных мероприятий, получить разрешение на строительство и ордер на производство земляных работ.

После согласия указанных инстанций владелец участка получает регистрационную нарточну документ, разрешающий ему приступить к строительно-монтажным работам на земельном участке.

Источник: http://kak-svoimi-rukami.com/2016/04/soglasovanie-proekta-ego-utverzhdenie-i-razreshenie-na-stroitelstvo/

Согласование документов в компании, как правильно настроить

Порядок согласования документов. Организационные основы процедуры согласования документов Что нужно сделать до начала стройки

Согласование – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации.

Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения.

Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи. 

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

  • Юрист направляет проект ответственным работникам;
  • Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
  • Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
  • Новая редакция повторно отправляется на согласование;
  • Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени. 

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

  • Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
  • Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
  • Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

Электронный метод позволяет не только сократить количество согласующих лиц, но и ограничить их функции. Так, например, бухгалтер не сможет править орфографические ошибки в тексте. Ему отведена в конкретном договоре область проверки реквизитов.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

  • простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
  • сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии. 

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

  • Администраторы;
  • Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

  • Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
  • Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
  • Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

  • направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;
  • лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
  • внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

  • положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
  • отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе. 

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

  • группы задач по проекту, автору, типу;
  • персональные, делегированные, ролевые задачи;
  • сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

  • сотрудник создает документ-заявку;
  • согласует заявку руководитель данного сотрудника;
  • руководитель ИТ-службы согласует документ;
  • исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме.

Пример последовательного шаблона с условием – входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании.

Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

  • спискам документов;
  • затраченному времени;
  • статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника. 

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

  • число циклов;
  • количество просроченных задач;
  • время просрочки;
  • средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ».

Специалисты Первого Бита также помогут вам:

  • определить виды документов, которые требуют согласования;
  • создать шаблоны этих документов в 1С Документообороте;
  • построим для вас маршрутизацию согласования;
  • обучим сотрудников документообороту;
  • проверим корректность настроенных бизнес процессов в документообороте;
  • создадим инструкции по работе в 1С Документооборот.

Звоните нашим специалистам, они помогут настроить согласование документов в вашей компании.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a85772d256d5c99049b018e/soglasovanie-dokumentov-v-kompanii-kak-pravilno-nastroit-5e1719ebc31e4900b1af1e83

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Порядок согласования документов. Организационные основы процедуры согласования документов Что нужно сделать до начала стройки

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

Извлечение

из Методических рекомендаций

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2015/soglasovanie/

Закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: