Номенклатуру дел организаций утверждает руководитель. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел. Зачем это нужно

Кто составляет номенклатуру дел в организации?

Номенклатуру дел организаций утверждает руководитель. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел. Зачем это нужно

В данной статье мы поговорим о том, каков порядок разработки, а также утверждения сводной номенклатуры дел предприятия. В следующей публикации вы найдете образец номенклатуры дел. От того, насколько грамотно составляется данный документ, зависит ведение делопроизводства в целом.

Зачем организации необходима номенклатура дел

Номенклатура дел – перечень заведенных в организации дел, который составлен по установленной форме и также определяет сроки хранения документации. Данный документ весьма полезен в делопроизводстве, так как благодаря ему работа с документацией может быть организована наиболее рационально. Номенклатура позволяет:

  • Осуществить группировку документов в делах в соответствии с определенной системой, благодаря этому удается обеспечить сохранность документации и оперативный ее поиск при необходимости.
  • Использовать при регистрации документов, каждому из которых присваивается регистрационный номер в соответствии с индексами дел и разработанной системой классификации.
  • Использовать ее в качестве основного документа при отборе дел для того, чтобы сдать их в архив, а также при отборе дел, у которых уже истек срок хранения, для их последующего уничтожения.
  • Применять ее в качестве учетной документации для дел с временными сроками хранениями, что позволяет не составлять никаких дополнительных описей.
  • Использовать ее как основу для составления описей для дел с долговременным и постоянным хранением в архивном деле, а также для создания актов для уничтожения документов.

Становится очевидно, что номенклатура дел многофункциональна, а потому нужна абсолютно каждой организации для ведения ее повседневной деятельности и упорядочения ее делопроизводства.

Это особенно актуально для государственных органов и муниципальных предприятий, которым приходится передавать свою документацию в государственные и муниципальные архивы.

А для нотариусов, акционерных обществ и других подобных организаций номенклатура дел составляется обязательно в соответствии с нормативными требованиями.

Даже если у вас совсем небольшая фирма, все же специалисты рекомендуют разработать для нее номенклатуру дел, так как это будет способствовать рациональному ведению делопроизводства, благодаря чему вы существенно облегчите свою работу, связанную с вопросами основной деятельности. И даже если со временем объем документальной массы в вашей компании существенно вырастет, это не станет для вас проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел можно разработать двумя способами.

  1. Самостоятельно, то есть силами самой организацией. Положительные моменты здесь такие: вы сможете максимально подстроить всю систему под нужды организации, так как никто лучше сотрудников не может знать всю ее специфику, в том числе образующиеся документы, принятую схему работы с ними. Но есть и отрицательные моменты: такая работа весьма трудоемка, а кроме того, если у разработчиков не имеется достаточного опыта, то номенклатура может получить с ошибками.
  2. Составление номенклатуры дел можно поручить специализированной компании, для чего заключается соответствующий договор на оказание услуг. Среди положительных моментов такого решения, несомненно, следует отметить то, что вы существенно сэкономите время, а в результате получите грамотный и качественный документ. А отрицательным моментом может стать то, что такой способ не гарантирует составление наиболее рациональной системы работы с документацией организации.

Опытные специалисты рекомендуют отдавать предпочтение первому варианту. Номенклатуру дел предпочтительнее составлять силами самой компании, даже если в результате документ будет иметь определенные недостатки.

Правила разработки просты для понимания, а наиболее сложным этапом составления документа является аналитическая работа по систематизации заголовков, а также все, что касается определения сроков хранения всего перечня документов.

Нередко при изучении номенклатуры различных компаний, которая составлена при помощи даже высококвалифицированных специалистов со стороны, сразу же становится ясно, что документ безупречен с точки зрения соответствия нормативам.

Однако если говорить о практической стороне вопроса, то могут иметь место различные несоответствия, например, например, в связи с неправильным подбором статей из перечня документов могут быть указаны не те сроки хранения документации.

Кроме того, могут встречаться несколько странные формулировки заголовков, некорректное объединение или наоборот разделение различных дел.

Пояснить причину можно на постороннем примере. Специалист со стороны может сразу же осознать, что в документах речь идет о бумаге. Однако, для того, чтобы определить, какой сорт бумаги имеется в виду: наждачная, туалетная или картон, необходимо изучить вопрос более глубоко и подробно.

В то же время для сотрудников компании все эти тонкости очевидны, так как они сталкиваются с ними ежедневно.

В связи с такими неточностями как раз и могут возникнуть неудобства в использовании подобной номенклатуры в процессе текущего делопроизводства, а также при подготовке документации для сдачи в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работу необходимо проводить на основании нормативно-методических документов. Составлением номенклатуры дел должна заниматься служба делопроизводства, это может быть общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п.

Для начала следует определиться с составом образующихся в организации документов.

Необходимо изучить устав компании и ее структуру; положения, касающиеся ее структурных подразделений и прочую документацию, которая регламентирует деятельность организации.

Также необходимо будет изучить отчетные и плановые документы компании, а помимо этого будет полезным знакомство с номенклатурой дел за предыдущий период.

Принято считать, что сводную номенклатуру дел предприятия составляют на основании номенклатур структурных подразделений, которые сначала согласовываются с ведомственным архивом.

В связи с отсутствием времени и надлежащей квалификации сотрудники отделов практически не имеют возможности для составления такого документа. Именно поэтому большую часть работы поручают специалисту, ответственному за создание сводного документа.

Идеальным вариантом будет представление в службу делопроизводства списков с названиями всех дел от каждого структурного подразделения.

Необходимо, чтобы в документе нашли отражение все документируемые участки.

Зачастую сотрудники отделов возражают против создания номенклатуры, утверждая, что все необходимые документы и так находятся у них под рукой.

Однако в соответствии с правилами необходимо, чтобы заголовки всех заводимых дел были внесены в номенклатуру. Исполненные же документы должны быть сформированы в дела в соответствии с общей системой.

Как уже было сказано, наиболее сложной частью работы при создании номенклатуры является правильная формулировка заголовков дел, их систематизация и проставление сроков хранения, а кроме того необходимо будет сделать ссылки на соответствующие статьи в перечне документов. Мы поговорим об этом подробнее в другой публикации, когда будем рассматривать конкретные примеры составления номенклатуры дел в организации.

Сводную номенклатуру дел необходимо оформлять на общем бланке компании, причем основная часть имеет вид таблицы с названиями граф в соответствии с регламентом.

Далее в соответствии с нормативными требованиями следует провести утверждение данного документа. Основные этапы утверждения номенклатуры таковы:

  • должностное лицо, ответственное за архив организации, должно завизировать документ;
  • затем руководитель службы делопроизводства должен подписать его;
  • далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией организации, для чего потребуется составлениепротокола заседания экспертной комиссии,
  • затем номенклатуру следует направить на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию подходящего архивного учреждения, что происходит как минимум раз в пять лет, однако данный этап может быть пропущен, если предприятие не осуществляет передачу документации на государственное хранение;
  • далее руководитель предприятия утверждает номенклатуру дел, что отражается в соответствующем грифе на самом документе или же представляет собой приказ об утверждении номенклатуры дел).

Типичной ошибкой многих является перемена местами двух последних этапов. Следует быть внимательными, чтобы не допускать ее. Дело заключается в том, что государственный архив вправе требовать внесения изменений в номенклатуру дел. Поэтому после утверждения документа уже поздно проводить согласования с кем-либо.

Правила таковы, что номенклатура дел предприятия должна составляться в трех-четырех экземплярах, которые будут храниться таким образом:

  • документ постоянного хранения должно храниться в службе делопроизводства;
  • еще один экземпляр хранится в государственном архиве (если же отсутствует согласование с проверочной экспертной комиссией соответствующего архива, то данный экземпляр не требуется);
  • третий экземпляр документа должен лежать в архиве предприятия;
  • остается еще один рабочий экземпляр, который лучше всего разместить так, чтобы к нему был свободный доступ у всех сотрудников компании, или же держать в электронном виде.

Источник: https://nataliplus-agency.com/kto-sostavlyaet-nomenklaturu-del-v-organizatsii/

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Номенклатуру дел организаций утверждает руководитель. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел. Зачем это нужно

В данной статье мы поговорим о том, каков порядок разработки, а также утверждения сводной номенклатуры дел предприятия. В следующей публикации вы найдете образец номенклатуры дел. От того, насколько грамотно составляется данный документ, зависит ведение делопроизводства в целом.

Текущая работа с номенклатурой дел

После того как номенклатура дел утверждена, каждое из структурных подразделений должно получить выписки из нее или информацию о местонахождении электронной формы данного документа, которым можно будет пользоваться в процессе работы.

Разработка сводной номенклатуры дел предприятия на новый год производится в четвертом квартале текущего года.

В связи со значительными изменениями структуры или функций компании может быть составлена новая номенклатура, что особенно актуально для государственных органов. Это означает, что необходимо будет в установленном порядке провести процесс утверждения номенклатуры, включая такие этапы как согласование с проверочной экспертной комиссией в архивном учреждении.

Если глобальные изменения не проводились, в конце года достаточно лишь уточнить номенклатуру дел. При необходимости можно добавить вновь заведенные дела или же удалить те, которые больше не нужны. Кроме того, можно отредактировать наименования заголовков дел и т.п. Подкорректированная номенклатура дел должна вводиться в действие с первого дня нового года.

После того как делопроизводственный год будет завершен, необходимо будет в установленной форме составить заключительную запись о количестве и категории дел, которые были заведены в организации.

Итак, мы закончили рассмотрение основных моментов, касающихся составления номенклатуры дел в организации. С продолжением данной темы вы сможете ознакомиться в следующих публикациях, где мы представим образец номенклатуры дел, который станет отличной иллюстрацией для изложенной здесь информации по созданию данного документа.

Консультация юриста

Источник: https://delo-pro.ru/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizacii-sostavlenie-i-utverzhdenie.html

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства.

Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др.

составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

К записи 687 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizasii.html

Закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: